Intervjuu Mait Paltsiga

Miks on konverentside korraldamine vajalik?

---

Kui hea moodus on konverents inimeste teadlikkuse tõstmiseks tootest/teenusest?

Konverentsi korraldamine annab hea võimaluse näidata auditooriumile, kelleks võivad olla sinu kliendid, koostööpartnerid või ka oma töötajad, oma kompetentsust ja tõsiseltvõetavust. Erinevaid sihtrühmi arvestades tuleb hoolikalt kavandada ka teemad ja päevakord ning võimalikud lisategevused, sest ka konverentsi korraldamisel on ootuste juhtimine tähtis. Pettunud külaline on see, keda keegi ilmselt ei soovi ning usalduse tagasi võitmine võib olla koletult raske. Seetõttu on konverentsi korraldamine küll väga hea võimalus saada tähelepanu ja jõuda erinevate sihtrühmadeni, kuid läbimõtlematu korraldus võib anda ka väga valusa tagasilöögi.

Mida võidab korraldaja konverentsist?

Peamiselt ikka tähelepanu, kindlasti paraneb ja tugevneb ka maine. Osalejate motiveerimine on samuti oluline, sest me müüme siiski emotsiooni ja usaldust lisaks konkreetsele tootele või teenusele.

Kes võidab konverentsist rohkem – kas osaleja või korraldaja?

Loodetavasti võidavad mõlemad samapalju, kuid hea korralduse juures on korraldajal võita kindlasti rohkem. Loomulikult vaid juhul kui ta seda soovib ja eesmärgistab. Korraldaja peab aga meeles pidama, et osaleja peab alati tundma, et ta on lugupeetud ja tema eest on hoolitsetud. Vaid siis saab korraldaja olla võidukas. Just seetõttu tuleb alati tähelepanu pöörata võrdselt nii asisele kavale, kui ka sotsiaalsele poolele ja emotsioonidele.

Kui oluline on suunata konverentsi turundus ka välisturgudele?

See, millise sihtrühmani soovitakse jõuda, tuleb alati hoolikalt läbi mõelda. Kui kliendid või koostööpartnerid asuvad ka väljaspool Eestit, või soovitakse sinna laieneda, siis tasub kindlasti mõelda juba ka Eestist välja. Balti või Skandinaavia suunal on konverentsi üsna lihtne korraldada, sest transpordiühendused on head ning Eestit tuntakse. Rahvusvaheline konverents nõuab kindlasti veidi põhjalikumat ettevalmistust ning küsimusi, millele vastata on rohkem, kuid see ei ole ka midagi keerulist. Hea on mõelda läbi praktilised detailid arvestades kasvõi enda vajadusi – majutused, transport, tõlked, konverentsi materjalid jne.

Millist mõju avaldab hästi korraldatud konverents ekspordile ja rahvusvahelisele koostööle?

Ettevõtte tasandil sõltub mõju ettevõtte tegevusest ja ambitsioonist. Hästi korraldatud üritus omab kindlasti positiivset ja pikaajalist mõju. Palju sõltub ka oskusest seda ära kasutada. Kui on soovi saada näiteks teatud valdkonnas kompetentsikeskuseks, tasub mõelda ka korduvürituste peale ja liikudagi sinna suunda, et olla nn iga-aastaseks kohtumiskohaks valdkonna spetsialistidele. Siis tasub juba mõelda ka näiteks kellegi teisega koostöös ürituse korraldamisele või toetajate lisamisele.

 

Mida tavapäraselt konverentsikorraldusega saavutatakse?

Saavutatav sõltub palju ka eesmärgist – kes soovib uut toodet või teenust tutvustada, siis konverents võib olla selleks hea viis. Kes soovib tuntust või mainet arendada siis jällegi on konverentsi abil võimalik seda saavutada. Ning kindlasti võib üks reaalne ja saavutatav eesmärk olla ka motiveerimine – nii klientide, koostööpartnerite, töötajate. Kindlasti ei tohi ära unustada ka uute klientide leidmist lisaks olemasolevate hoidmisele. Ka kliendibaasi laiendamine on oluline eesmärk.

Miks peaks ka väike-ettevõte mõtlema suure konverentsi korraldamisele?

Kuigi väikeettevõtte jaoks võib tekkida küsimus kuludest ja alati tuleb vaadata, mis on konverentsi võimalik maksimaalne kasu ettevõttele, siis kindlasti on väikeettevõttel konverentsi läbi võimalik kasvatada nii kliendibaasi, kui ka tegeleda mainekujundusega (liikuda kompetentsikeskuse suunas). Väike ei tähenda ettevõtluses ilmtingimata madalat võimekust. Ka väikeettevõte võib olla rahvusvaheliselt laia haardega ja väga tuntud ning müüa tooteid, mis maailma tipus. Kõik on võimalik.

Milliseid edulugusid võib hästi korraldatud konverents algatada?

Iga ettevõtte jaoks on oluline olla nähtav ja seda konverents annab. Alustavale ettevõttele võib olla loomulikult jõukohasemaks variandiks kellegi teisega konverents koos korraldada või alustada väiksemalt, kuid hästi läbi mõeldes saab vähesega teha väga palju ja saada kõlapinda rohkem kui lihtsalt uue toote kohta pressiteadet välja saates.

Miks on konverentside toimumine Eestis oluline just Kaubandus- ja Tööstuskojale?

Kui konverentsi edukas läbiviimine aitab Eesti ettevõtteid saada edukamaks ning viia neid maailmakaardile, siis on sellest võita kogu Eestil. Samuti tähendab iga Eestis korraldatud rahvusvaheline konverents, et siis saabuvad ka väliskülalised, kes loomulikult jätavad siia ka raha, kuid võib-olla on olulisem isegi see, et nii kasvab ka Eesti tuntus. Väikese riigina peame oma tuntusesse alati rohkem panustama kui suurriigid. Kunagi ei tea mitu konverentsi külalist võivad hiljem tulla siia ka puhkust veetma või äri tegema. Tuleb alati meeles pidada, et äri teevad ikka ettevõtjad, inimesed ja mitte ettevõtted ehk juriidilised kehad. Inimestel on aga omad emotsioonid ja tunded, millest sõltub kõik.

Millega peaks arvestama ettevõtja, kes pole kunagi konverentsi korraldanud, aga soovib seda teha?

Kõige tähtsam on hea ja läbimõeldud ettevalmistus. Kõik detailid tasub läbi mängida ja mõelda. Esimest korda konverentsi korraldades tasub kindlasti kasutada professionaalide abi, et säästa enda peavalust ja tagada, et tulemus on tõesti pingutust väärt. Üks negatiivne detail, olgu see teile endale nii tühisena näiv kui tahes, võib konverentsi külalise jaoks olla tähtis ja mõjutada kogu emotsiooni. Inimesed, kellel on kogemus, aitavad selliseid apse vältida ja teha üritusest selle, mida soovite. Sellisel juhul saate lisaks tööle ja närvipingele kindlasti ka üritust ennast nautida ega pea mõtlema pidevalt tehnilistele detailidele.